需要大量发送接收传真的客户如何做好-传真设备及文件发收的管理

最近在同一外贸公司经理洽谈业务的时候,听到他无意中的抱怨,说太多的传真需要发送和接收,经常有人排队发送,也经常会收到的传真不知道到哪里去了,需要再拜托对方重新发送。
回来以后,思考了很久,突然发现其实已经有现成的方案可以解决他的烦恼,而且还非常好用,不需要花销太多银子。
于是赶紧做了一个说明文件给对方,今天也把这个文件放在网上,供大家参考。

传真分为传真的发送和传真的接收两个应用。


发送传真传统方式

存在的问题:

  • 大家围着传真机转;
  • 增加传真机会增加开支,不利于管理。少了大家排队,影响工作;
  • 接收的传真会被误拿;
  • 传真的发送和接收无法管控,文件无法整理备查;

    运用的好处

    • 用户只需要通过电脑,像打印文件一样就可以把传真发送出去;
    • 所有的发送文件都有日志可以备查;
    • 因为不需要把文件打印出来后再传输,省掉了打印的时间及费用,效果也更清晰;
    • 接收的文件存储在传真服务器内,每个人通过网络调取,需要的打印,不需要的不打印,节约打印费用;
    • 所有接收的文件都以PDF格式存储,可以通过日期查询;

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