在现代企业中,打印和复印文件已经是在普通不过的商务行为了, 我们每天都会接触到复印机,打印机,每天都会消耗掉大量的纸张和墨盒。因为每次购买耗材或维修和零件的金额都不大，起初并没有太多的老板注意这方面的支出。但随着时间的逐步推移，特别是金融危机对企业利润的冲击，导致老板们在想尽办法节约开支，这时候，打印机，复印机的后期使用费用才进入我们的视野，哦， 原来购买费用只是冰山的一角，使用和维护费用才是消耗我们财富的大头，它几乎消耗掉了我们营业额的3%啊。

通过以上的分析我们可以发现，机器的购买成本只占我们总体使用成本的20%，大的支出是在后期的使用中。 发现了问题，如何控制？ 两方面入手：1，控制使用量；2，控制使用单张成本； 控制使用量 那种靠复印登记制度，专人看护制度来节约费用的方法，不仅不经济，而且还浪费人力。此方面，台企的经验值得学习。我们所有的数码复印机，目前都配备了部门管理功能，对于中小型企业，此功能就足以满足我们的文件管理需求。（大型企业另介绍）具体流程图如下

采用以上方法有两点好处: 1,每个使用者使用的量我们都可以精确考量; 2,每个使用者使用的纸张我们可以精确控制,有利于节约纸张; 3,打印,复印的内容,如有必要,可以记录; 控制单张使用成本 机器的成本,包含连个方面,一是购置的成本,这个是固定的, 二是使用成本,这个是变动的,会随我们使用的量,以及监控的松紧密切相关。